Artículo 8, Reglamento de la Ley para el Reconocimiento de las Comunicaciones y Firmas Electrónicas: Documentos electrónicos utilizados por el estado

Los organismos del Estado que utilicen documentos electrónicos deberán contar con un repositorio o archivo electrónico a los efectos de su archivo una vez que haya finalizado su tramitación. El repositorio será responsabilidad del respectivo funcionario a cargo del archivo, sin perjuicio de la celebración de convenios de cooperación entre diferentes organismos o de la contratación de una empresa privada para que preste el servicio. El repositorio deberá garantizar que se respeten las normas sobre publicidad de los documentos contenidos en las leyes respectivas.

Así mismo, deberá garantizar la seguridad, integridad y disponibilidad de la información en él contenida. Para ello la información deberá ser respaldada en copias de seguridad, bajo las siguientes características:

a)La información deberá ser respaldada con cada proceso de actualización de documentos;

b)Mantener una copia de seguridad en el lugar de operación de los sistemas de información y otra en un centro de almacenamiento de datos electrónicos especializado. Este centro de almacenamiento de datos electrónicos, que puede ser propio o provisto por terceros, deberá cumplir con condiciones tales como un estricto control de acceso, un completo y detallado registro de entrada y salida de respaldos, resguardo de la humedad, temperatura adecuada, control del riesgo de incendio y otras; y,

c)El esquema de respaldo deberá ser simple, basado en generación de copias acumulativas, con el objeto de mantener la historia de la información en el mínimo de versiones posibles.

La seguridad, integridad y disponibilidad del repositorio deberán estar caracterizadas por:

a)Medidas de seguridad y barreras de protección, frente al acceso no autorizado de usuarios;

b)Contar con monitoreo y alarmas que se activen cuando ocurra un evento no autorizado o fuera de programación, para el caso de eventuales fallas de las medidas de seguridad al acceso;

c)La sustitución de la información, por la versión más reciente que se disponga, en el menor tiempo posible, en casos de alteración no programada de aquella; y,

d)La existencia de un programa alternativo de acción que permita la restauración del servicio en el menor tiempo posible, en caso que el repositorio deje de operar por razones no programadas.